Cette page explique quelles données personnelles nous traitons lorsque vous visitez vivakeys.fr et passez commande, pourquoi nous en avons besoin, qui les reçoit et quels sont vos droits.
1. Responsable du traitement
EUROPE SOFTWARE PARTNER AND PAYMENT SOLUTIONS OÜ
Valge tn 13, 11415 Tallinn, Harju maakond, Estonie
Téléphone : +372 668 3082
E-mail pour la protection des données : datenschutz@vivakeys.de
Les autres informations figurent dans les mentions légales.
2. Délégué à la protection des données
Dipl.-Ing. Michael Heisekamp
c/o EUROPE SOFTWARE PARTNER AND PAYMENT SOLUTIONS OÜ, Valge tn 13, 11415 Tallinn, Estonie
E-mail : datenschutz@vivakeys.de
3. Visite du site
Hébergement et journaux du serveur
Notre site et notre boîte de messagerie sont hébergés sur des serveurs de Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Allemagne. Hetzner traite les données pour notre compte en qualité de sous-traitant (article 28 du RGPD).
À chaque consultation, le serveur enregistre un journal : adresse IP, date et heure, adresse consultée, code de statut, volume de données transféré, page consultée auparavant (référent), navigateur et système d’exploitation. Nous en avons besoin pour afficher le site, détecter les erreurs et repousser les attaques. La base légale est notre intérêt légitime à un fonctionnement sûr et stable (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD). Les journaux sont supprimés au plus tard après six semaines.
Cookies nécessaires
Pour que le panier, la caisse et le compte client fonctionnent, notre boutique (WooCommerce) dépose les cookies suivants. Ils sont strictement nécessaires au service que vous demandez et ne requièrent pas de consentement (article 82 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ; article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD).
wp_woocommerce_session_…: panier et session à la caisse ; conservé deux jourswoocommerce_cart_hashetwoocommerce_items_in_cart: détectent si le panier a changé ; jusqu’à la fermeture du navigateurwordpress_logged_in_…etwordpress_sec_…: connexion au compte client ; jusqu’à la fermeture du navigateur, quatorze jours avec « Rester connecté »wordpress_test_cookie: vérifie que votre navigateur accepte les cookies ; jusqu’à la fermeture du navigateur
Les prestataires de paiement déposent leurs propres cookies pendant le paiement (section 5).
Votre choix dans le bandeau cookies
Lors de votre première visite, le bandeau « Cookies et services Google » vous demande si vous autorisez Google Analytics (statistiques) et d’autres services Google. Aucun code Google n’est chargé avant votre choix. Refuser ne présente aucun inconvénient.
Nous enregistrons votre choix uniquement dans votre navigateur (stockage local, entrée vk_consent : choix et date). Cette entrée ne nous est pas transmise. Nous vous redemandons votre choix après douze mois. Le lien « Paramètres des cookies » en bas de chaque page vous permet à tout moment de modifier votre choix ou de retirer votre consentement pour l’avenir. L’enregistrement de votre choix est nécessaire pour respecter celui-ci (article 82 de la loi Informatique et Libertés ; article 6, paragraphe 1, point c, du RGPD).
Google Analytics 4 (uniquement avec le consentement « Statistiques »)
Avec votre consentement, nous utilisons Google Analytics 4 de Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande (« Google »), pour comprendre comment notre boutique est utilisée. Google dépose à cet effet les cookies _ga et _ga_… pour une durée maximale de deux ans. Sont traitées des données d’utilisation pseudonymes telles que les pages consultées, la durée de visite, la provenance de la visite, des informations sur l’appareil et le navigateur et la région approximative. Selon Google, Google Analytics 4 n’enregistre pas les adresses IP. Les données d’événements sont conservées au maximum quatorze mois.
Nous utilisons le mode de consentement de Google (Consent Mode) : après votre accord, nous indiquons à Google que seule la mesure d’audience est autorisée. Le stockage et l’utilisation à des fins publicitaires restent refusés. Les collaborateurs connectés ne sont pas mesurés. La base légale est votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a, du RGPD ; article 82 de la loi Informatique et Libertés).
Services Google (uniquement avec le consentement « Services Google »)
Badge marchand : avec votre consentement, nous affichons sur les pages de la boutique (pas dans le panier, à la caisse ni dans le compte client) un badge de Google présentant notre note de marchand chez Google. Il est chargé depuis des serveurs de Google (gstatic.com, google.com). Google reçoit alors votre adresse IP, des informations sur le navigateur et l’appareil et la page consultée.
Avis clients Google : avec votre consentement, Google affiche après une commande une fenêtre sur la page de confirmation. Vous y décidez si Google peut vous demander par e-mail d’évaluer votre achat. Pour cette fenêtre, nous transmettons à Google : numéro de commande, adresse e-mail, pays de livraison, date de livraison prévue et, s’il existe, le code GTIN des produits achetés. Google ne vous envoie l’enquête que si vous l’acceptez dans la fenêtre. Google publie votre avis selon ses propres conditions.
La base légale de ces deux services est votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a, du RGPD ; article 82 de la loi Informatique et Libertés).
4. Commande et compte client
Pour une commande, nous avons besoin de votre adresse e-mail et de votre pays ; vous pouvez indiquer votre nom si vous le souhaitez. Si vous commandez pour une entreprise, nous avons besoin de la raison sociale, du nom, de l’adresse et, si vous souhaitez bénéficier de l’autoliquidation, du numéro de TVA intracommunautaire. Nous enregistrons en outre avec la commande les produits commandés, les prix et taxes, le moyen et le statut du paiement, les clés de produit livrées, vos déclarations lors de la commande ainsi que l’adresse IP et des informations sur le navigateur au moment de la commande (pour prévenir les abus).
Nous utilisons ces données pour conclure et exécuter le contrat, vous livrer les clés, établir les factures, répondre aux questions sur la commande et respecter nos obligations légales. Les bases légales sont l’article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD (contrat), l’article 6, paragraphe 1, point c, du RGPD (obligations fiscales et comptables) et, pour la prévention des abus, l’article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD.
Le compte client est facultatif ; vous pouvez aussi commander en tant qu’invité. Dans le compte, nous enregistrons vos identifiants (le mot de passe uniquement sous forme chiffrée), vos informations et vos commandes avec les clés de produit, afin que vous puissiez les retrouver à tout moment. Vous pouvez faire supprimer votre compte à tout moment ; les données que nous devons conserver le restent jusqu’à la fin de la durée de conservation.
Vérification du numéro de TVA intracommunautaire
Si vous indiquez un numéro de TVA intracommunautaire, nous le vérifions lors de la commande dans le système d’échange d’informations sur la TVA (VIES) de la Commission européenne. Nous transmettons à cet effet le numéro et le pays. Nous enregistrons le résultat et le numéro de consultation avec la commande comme justificatif fiscal. La base légale est l’article 6, paragraphe 1, point c, du RGPD, en lien avec les obligations de justification en matière de TVA. Si VIES déclare le numéro invalide, vous pouvez commander sans le numéro ; nous facturons alors la TVA.
E-mails relatifs à la commande
Nous envoyons la confirmation de commande, la livraison des clés et les autres e-mails relatifs à la commande par Scaleway Transactional Email de Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l’Evêque, 75008 Paris, France, en qualité de sous-traitant (article 28 du RGPD). L’expéditeur est shop@vivakeys.com, les réponses parviennent à office@vivakeys.de. Scaleway reçoit à cet effet votre adresse e-mail et le contenu de l’e-mail. La base légale est l’article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD.
Factures et comptabilité
Nous établissons les factures dans la boutique et reprenons les données dans notre comptabilité. Nous devons conserver les factures et pièces comptables pendant sept ans à compter de la fin de l’exercice, conformément à l’article 12 de la loi estonienne sur la comptabilité (raamatupidamise seadus). Si nécessaire, notre conseil fiscal et l’administration fiscale reçoivent ces données (article 6, paragraphe 1, point c, du RGPD).
5. Paiement
Pour le paiement, nous transmettons les données nécessaires au prestataire du moyen de paiement que vous avez choisi, par exemple numéro de commande, montant, devise, adresse e-mail, pays et, s’ils ont été indiqués, nom et adresse :
- paiement par carte, Apple Pay et Google Pay : Revolut Bank UAB, Konstitucijos pr. 21B, 08130 Vilnius, Lituanie
- PayPal et les moyens de paiement locaux proposés via PayPal : PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, 2449 Luxembourg, Luxembourg
Vous saisissez vos données de paiement directement auprès du prestataire. Nous ne recevons pas les données complètes de votre carte ou de votre compte. Les prestataires de paiement traitent aussi vos données sous leur propre responsabilité, par exemple pour la lutte contre la fraude et le respect de leurs obligations légales ; leurs propres politiques de confidentialité s’appliquent alors. Pour Apple Pay et Google Pay, Apple ou Google traitent en outre des données selon leurs propres conditions. La base légale est l’article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD.
Fonctions de paiement uniquement à la caisse : nous intégrons les boutons de paiement et les champs de saisie de PayPal et de Revolut uniquement sur la page de caisse, pas sur les pages produit ni dans le panier. À la caisse, ils sont chargés dès l’ouverture de la page, avant que vous ne choisissiez un moyen de paiement. Votre navigateur charge alors du code depuis des serveurs de PayPal et de Revolut. Pour la lutte contre la fraude, PayPal utilise en outre le service FraudNet et le service reCAPTCHA de Google Ireland Limited. Le programme de Revolut envoie des rapports d’erreur au service Sentry de Functional Software, Inc., San Francisco, États-Unis, que Revolut utilise à cette fin. Les prestataires reçoivent notamment votre adresse IP, des informations sur le navigateur et l’appareil et la page consultée, et peuvent utiliser des cookies ou des techniques similaires. La base légale est l’article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD, puisque vous souhaitez finaliser et payer votre commande à la caisse, et, pour la lutte contre la fraude et les rapports d’erreur, notre intérêt légitime à un paiement sûr et fonctionnel (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD).
6. Contact et assistance
Lorsque vous nous écrivez par e-mail ou par le formulaire de contact, nous traitons vos informations (dans le formulaire : nom, adresse e-mail, objet et message) et le contenu de votre demande afin d’y répondre. Le formulaire est envoyé par e-mail à notre boîte de messagerie et n’est pas enregistré en plus sur le site. La base légale est l’article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD lorsque la demande concerne un contrat, sinon notre intérêt légitime à vous répondre (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD).
Signaler un problème : si une clé ne fonctionne pas, vous pouvez nous le signaler par le formulaire de la page de votre commande, accessible par le lien de chaque e-mail de livraison. Nous traitons la clé concernée, le code d’erreur éventuel et votre description, avec les données de la commande, pour examiner le défaut et, le cas échéant, fournir une clé de remplacement ou rembourser. La base légale est l’article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD.
Traitement assisté par intelligence artificielle : pour traiter les demandes, nous utilisons des systèmes d’intelligence artificielle d’OpenAI Ireland Limited, Dublin, Irlande, en qualité de sous-traitant (article 28 du RGPD). Le contenu de votre demande est alors traité. Nous envoyons les réponses sous le nom « Service client VivaKeys ». Vous pouvez à tout moment demander qu’une personne examine votre demande et y réponde.
Prise de rendez-vous : pour un rappel ou une assistance à distance, vous pouvez réserver un rendez-vous via Calendly (Calendly LLC, 115 E Main St, Ste A1B, Buford, GA 30518, États-Unis). Calendly n’est appelé que si vous cliquez sur un lien de réservation. Calendly traite les informations que vous y saisissez (par exemple nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, rendez-vous et note) ainsi que votre adresse IP. La base légale est l’article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD ou notre intérêt légitime à une prise de rendez-vous simple (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD).
Assistance à distance : pour une assistance à distance, nous utilisons TeamViewer de TeamViewer Germany GmbH, Bahnhofsplatz 2, 73033 Göppingen, Allemagne. Une session n’a lieu que si vous lancez TeamViewer et nous communiquez votre identifiant et votre mot de passe. Sont traités l’identifiant TeamViewer, l’adresse IP, la durée de la session et les contenus visibles à l’écran pendant la session. La base légale est l’article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD.
7. Rétractation
Lorsque vous vous rétractez d’un contrat, nous traitons votre déclaration et les données de la commande pour traiter la rétractation, rembourser le paiement et pouvoir en justifier (article 6, paragraphe 1, points b et c, du RGPD).
8. Transferts hors de l’Union européenne
Google, Calendly, OpenAI et Sentry appartiennent à des entreprises établies aux États-Unis, et les prestataires de paiement peuvent aussi traiter des données dans des pays tiers. Chez Calendly, le traitement a lieu aux États-Unis. Google LLC et Calendly LLC sont certifiées au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) ; les transferts vers des entreprises certifiées reposent sur la décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 (article 45 du RGPD). À défaut, nous fondons les transferts sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (article 46, paragraphe 2, point c, du RGPD). Sur demande, nous vous indiquons la garantie applicable.
9. Durée de conservation
Nous supprimons vos données dès que nous n’en avons plus besoin pour la finalité concernée et qu’aucune obligation de conservation ne s’applique. En détail :
- journaux du serveur : six semaines au maximum
- session du panier : deux jours
- votre choix dans le bandeau cookies : douze mois dans le navigateur
- factures et pièces comptables : sept ans à compter de la fin de l’exercice
- commandes et clés livrées : tant que des droits issus du contrat peuvent être exercés et que l’obligation de conservation s’applique ; pour les commandes d’au moins 120 euros, dix ans (article L. 213-1 du Code de la consommation)
- compte client : jusqu’à ce que vous le supprimiez ou le fassiez supprimer
- demandes au service client et signalements de problème : jusqu’au règlement de la demande et tant que des droits en découlant peuvent être exercés
10. Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès (article 15 du RGPD), de rectification (article 16), d’effacement (article 17), de limitation du traitement (article 18) et à la portabilité des données (article 20). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment pour l’avenir (article 7, paragraphe 3). Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés).
Droit d’opposition : lorsque nous traitons des données sur la base de notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD), vous pouvez vous y opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière (article 21 du RGPD).
Écrivez-nous pour cela à datenschutz@vivakeys.de. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons demander un justificatif.
11. Réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données. L’autorité compétente pour nous est l’autorité estonienne :
Andmekaitse Inspektsioon
Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonie
E-mail : info@aki.ee, téléphone : +372 627 4135
Site : aki.ee
Vous pouvez aussi vous adresser à l’autorité de votre lieu de résidence, en France la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 (cnil.fr). Elle transmet votre réclamation à l’autorité estonienne.
12. Autres informations
Les informations nécessaires à une commande sont obligatoires ; sans elles, nous ne pouvons pas conclure le contrat. Toutes les autres informations sont facultatives.
Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire (article 22 du RGPD).
Nous adaptons cette politique de confidentialité lorsque nos traitements ou la législation évoluent. La version publiée sur cette page fait foi.
Mise à jour : 9 novembre 2026